Kısa cevap: Gmail'de e-postaları otomatik düzenlemek için "filtre" oluşturursunuz. Bir e-postayı açıp sağ üstteki üç noktadan "Bunun gibi iletileri filtrele" seçeneğine tıklar, hangi ölçütlere uyan iletilerin ne olacağını (etiket ekle, gelen kutusunu atla, okundu işaretle, arşivle, sil) belirler ve kaydedersiniz. Gmail'de klasör yerine etiket mantığı vardır; yani bir ileti aynı anda birkaç etikete birden girebilir. Doğru kurulmuş beş on kural, gelen kutunuzu her sabah elle temizleme alışkanlığından tamamen kurtarır.
Kafa karışıklığının çoğu buradan çıkıyor. Klasik e-posta programlarında bir ileti tek bir klasörde durur; oradan çıkarırsanız başka yere gider. Gmail ise iletiyi tek bir yerde tutar, üzerine renkli etiketler yapıştırır. Sol menüde gördüğünüz "klasörler" aslında bu etiketlerdir. Bu yüzden gmail klasör kuralları dediğimiz şey, teknik olarak "etiket atayan filtreler"dir.
Bunun pratikteki avantajı şu: bir faturayı hem "Fatura" hem "2024 Vergi" etiketiyle işaretleyebilirsiniz, iki kopya tutmanız gerekmez. Dezavantajı ise alışma süresi; "arşivle" komutunun iletiyi silmediğini, sadece gelen kutusu etiketini kaldırdığını anladığınızda sistem yerine oturuyor.
İki yol var. Birincisi, elinizde örnek bir e-posta varken:
İkinci yol, arama çubuğunun sağındaki filtre simgesinden ya da Ayarlar > Tüm ayarları gör > Filtreler ve Engellenen Adresler > Yeni filtre oluştur yolundan sıfırdan kural yazmak. Buradaki alanlar şunlar:
Gelen kutusunu atla (arşivle), okundu olarak işaretle, yıldız ekle, etiket uygula, ilet, sil, spam'e gönderme, önemli olarak işaretleme, kategoriye ata ve "eşleşen benzer iletilere de uygula". Son kutuyu işaretlemeyi unutmayın; yoksa kural sadece bundan sonra gelenler için çalışır, birikmiş binlerce ileti yerinde kalır.
| Amaç | Ölçüt | İşlem |
|---|---|---|
| Bültenleri gelen kutusundan çıkarmak | "abonelikten çık" kelimesini içeriyor | Etiket: Bülten + Gelen kutusunu atla |
| Faturaları arşivlemek | Konu: fatura, ek içeriyor | Etiket: Faturalar |
| Bildirim gürültüsünü susturmak | Kimden: noreply | Okundu işaretle + Etiket: Bildirim |
| Patronu kaçırmamak | Kimden: [email protected] | Yıldız ekle + Önemli işaretle |
| Kargo takibini toplamak | Konu: kargo VEYA gönderi takip | Etiket: Kargo |
Birden fazla değeri tek alana yazmak için OR (büyük harfle) veya dikey çizgi kullanabilirsiniz: fatura OR bordro OR makbuz. Bir kelimeyi hariç tutmak için başına eksi koyun: -reklam.
Filtreler ve Engellenen Adresler sekmesinde her kuralın yanında "düzenle" ve "sil" bağlantıları var. Aynı sayfanın altında Dışa aktar düğmesi bulunur; seçtiğiniz filtreleri XML dosyası olarak indirir. İkinci bir Gmail hesabınız varsa aynı sayfadaki "İçe aktar" ile o dosyayı yükleyip tüm kural setini kopyalayabilirsiniz. Bu dosyayı düzenli yedeklerinizin arasına koymak, hesap değiştirdiğinizde saatler kazandırır.
Gmail filtreleri listedeki sırayla, yukarıdan aşağıya işletir. Bu yüzden geniş kapsamlı kuralları (örneğin "noreply içeren her şeyi arşivle") en sona bırakın; yoksa istisna tanımlamak istediğiniz iletiler daha yukarıdaki kurala takılmadan arşive düşer. Yanlışlıkla silme işlemi seçtiyseniz iletiler Çöp Kutusu'nda otuz gün kalır, oradan geri alınabilir.
Gmail'in "Sekmeler" özelliği (Ayarlar > Gelen Kutusu > Kategoriler) Tanıtımlar, Sosyal, Güncellemeler gibi hazır bölümler açar. Filtreleriniz varsa bu sekmeleri kapatıp kendi etiket düzeninizle çalışmak genellikle daha temiz sonuç verir. Kendi kurallarınızı yazdıktan sonra "Çoklu Gelen Kutusu" düzenini deneyebilirsiniz: ekranı bölüp "Faturalar" ve "Bekleyen yanıtlar" gibi etiketleri yan yana gösterir.
Klavye kısayollarını açtıysanız (Ayarlar > Genel > Klavye kısayolları) l tuşu etiket menüsünü